Digitalisierung: Papierdokumente und Archivbestände
Mit über 16 Jahren Erfahrung sind wir für Sie im Bereich der digitalen Aktenverarbeitung ein zuverlässiger Partner an ihrer Seite – immer mit der passenden Lösung. Unsere Prozesse werden stetig optimiert und weiterentwickelt. Wir sind mit dem Zertifikat DIN IS0 9001 ausgezeichnet. Auf Anfrage erhalten Sie gerne eine Referenzliste unserer abgeschlossenen Projekte.
Mit modernster, hochwertiger Technik und der Zusammenarbeit mit professionellen Softwaredienstleistern bieten wir unseren Kunden aus Industrie, Wirtschaft und kommunalen Behörden eine hochwertige Qualität an Digitalisaten sowie einen von der Anfrage bis zur Datenauslieferung kompetenten und zuverlässigen „Full-Service“. Auf Wunsch ist eine kostenlose Digitalisierung einer Musterakte möglich.
Wir beraten Sie gerne vor Ort!
Wir digitalisieren folgende Dokumente
- Schriftverkehr
- Buchhaltungsordner (Rechnungen, Mahnungen)
- Speditionspapiere (Lieferscheine, Zollpapiere)
- Patientenakten
- Personalakten
- Bauakten
- Gewerbe-/Steuer-/Entwässerungsakten
- Technische Unterlagen & Dokumentationen
- Verträge
- Kundenakten
- Pläne
- Zeichnungen
Unsere Dienstleistungen
Transport und Lagerung
- Abholung der Akten in geschlossenen, sichtgeschützten Transportbehältern durch geschultes Personal
- Transport und Logistik
- zugriffsgeschützte Zwischenlagerung der Akten im Hochregal bis zu Verarbeitung.
Vorbereitung der Dokumente
- Wareneingangsmonitoring inkl. Abgleichsliste
- Entmetallisieren
- Entheften / Kleberücken entfernen
- Entfernen von Aufklebern oder Post-It (an freie Stellen geklebt)
- Präparieren von Rissen
- Glätten der Dokumente
- Sortieren von Akten
- Barcodeerstellung / Patchblattgenerierung
- Indexierung / Indizierung einer Akte nach Kundenwunsch
- Auflösung 300 - 600 dpi, in Farbe
- Metadaten
- Datenkomprimierung
- OCR-Volltexterkennung | Volltextsuche
- Digitale Zeit - und Sicherheitsstempel
- Scan on Demand (kurzfristiger Zugriff durch Kunde)
- Qualitätssicherung bei jeder Seite einer Akte
- Warenausgangsmonitoring (Abgleichsliste)
- Rücksortierung der Unterlagen in den Ursprungszustand
Digitalisierung
- Indexierung / Indizierung einer Akte nach Kundenwunsch
- Auflösung 300 - 600 dpi, in Farbe
- Metadaten
- Datenkomprimierung
- OCR-Volltexterkennung | Volltextsuche
- Digitale Zeit - und Sicherheitsstempel
- Scan on Demand (kurzfristiger Zugriff durch Kunde)
- Qualitätssicherung bei jeder Seite einer Akte
- Warenausgangsmonitoring (Abgleichsliste)
- Rücksortierung der Unterlagen in den Ursprungszustand
Archivierung, Specherung und Lieferung
Die Datenübertragung erfolgt über einen gesicherten SFTP-Server in allen Dateiformaten, vorrangig jedoch im PDF-A-Format mit entsprechenden Verzeichnisstrukturen.
Entsorgung
Fachgerechte Aktenvernichtung nach Freigabe des Kunden über professionelle Dienstleister (nach DIN 66399-3) inklusive Wiege- und Vernichtungsprotokoll sowie Schutz- und Vernichtungsklasse nach Kundenwunsch
Informationen zum Datenschutz und Ausgleichsabgabe
Datenschutz
Durch jährliche Zertifizierungen durch externe Datenschutzexperten sind wir auf dem aktuellsten Stand des Bundesdatenschutzgesetzes (DSGVO), um die Gewährleistung der Datenschutzsicherheit ihrer Akten garantieren zu können. Unsere Räumlichkeiten sind durch Zugangskontrolle gesichert. Wir weisen Ihnen ein Datenschutz- und Sicherheitskonzept nach. Ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ist für uns selbstverständlich. Die Digitalisierung der Akten erfolgt in Anlehnung an TR-Resiscan.
Ausgleichsabgabe
Mit der Vergabe eines Auftrages an eine Werkstatt für behinderte Menschen hat der Auftraggeber die Möglichkeit, 50 % der von uns erbrachten Arbeitsleistungen auf seine Ausgleichsabgabe nach § 160 SGB IX anzurechnen. Der gesetzlich vorgeschriebene reduzierte Mehrwertsteuersatz beträgt bei gemeinnützigen Unternehmen derzeit sieben Prozent.
Diese Dienstleistung wird an folgenden Orten angeboten
- Pfullingen, Carl-Zeiss-Straße 9/1
- Rottweil, Neutorstraße 4-6